Buhalterijos programos pasirinkimas yra atsakinga ir svarbi užduotis visoms savarankiškai buhalteriją tvarkančioms įmonėms. Rinkoje esant daugybei programų, šis procesas nėra lengvas. Šiame straipsnyje pateiksime jums gaires, į ką svarbu atkreipti dėmesį prieš priimant sprendimą, panagrinėsime svarbiausius veiksnius, į kuriuos reikia atsižvelgti, pagrindines programų funkcijas, ir suteiksime naudingus patarimus, kaip lengvai pereiti prie naujos apskaitos sistemos.
Įvertinkite savo verslo poreikius
Prieš įsijungdami į apskaitos programų pasaulį, pradėkite nuo savo verslo poreikių įvertinimo. Atkreipkite dėmesį į veiksnius, tokius kaip jūsų verslo dydis, bakinių operacijų kiekis, reikalingas ataskaitų ir analizės lygis. Tai jums padės susiaurinti pasirinkimo galimybes ir užtikrins, kad pasirinkta programa atitiks jūsų verslo tikslus.
Apskrities vs. vietinės programos
Pirmiausia reikėtų apsispręsti, ar pasirinkti apskaitos programą pasiekiama internetu („debesyje”), ar programą instaliuojamą į jūsų kompiuterį. Naudojant „debesies” programas, jas galite pasiekti iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys, taip pat duomenų atsarginės kopijos yra padaromos automatiškai. Kita vertus, vietinės programos suteikia didesnę kontrolę jūsų duomenų saugumui ir leidžia valdyti duomenis neprisijungiant prie interneto.
Pagrindinės funkcijos ir moduliai
Svarbu išanalizuoti buhalterijos programų siūlomas pagrindines funkcijas ir modulius. Tai gali apimti sąskaitų faktūrų valdymą, banko sąrašų ir ataskaitų generavimą, finansinių analizių priemones ir kt. Atkreipkite dėmesį į tai, kad programos funkcionalumas turi pilnai atitikti jūsų verslo poreikius ir užtikrinti, kad galėsite efektyviai atlikti įvairias finansines užduotis. Atsižvelgus į tai iš anksto, išvengsite galvos skausmo ateityje.
Paslaugų ir palaikymo lygis
Atidžiai įvertinkite apskaitos programos tiekėjo paslaugų palaikymo ir konsultavimo lygį. Svarbu turėti galimybę gauti greitą ir efektyvią pagalbą iškilus klausimams ar atsiradus techniniams nesklandumams. Taip pat įsitikinkite, kad tiekėjas reguliariai atnaujina ir tobulina programą, siekdamas išlaikyti kokybės standartus ir prisitaikyti prie naujų įstatyminių ir verslo reikalavimų.
Saugumas ir atsarginės duomenų kopijos
Dirbant su įmonės konfidencialiais duomenimis, duomenų saugumas yra kritiškai svarbus klausimas. Patikrinkite, ar apskaitos programa siūlo aukštą apsaugos lygį ir ar jūsų duomenys yra šifruojami. Taip pat įsitikinkite, kad programa automatiškai atlieka reguliarias atsargines duomenų kopijas.
Integracijos su kitais įrankiais
Verta patikrinti, ar pasirinkta apskaitos programa gali būti lengvai integruojama su kitais verslo įrankiais, tokiais kaip bankų sąskaitų, pardavimų platformų arba mokėjimų apdorojimo sistemos. Integracijos gali sutaupyti daug laiko ir sumažinti klaidų riziką, kai duomenys yra automatiškai sinchronizuojami tarp skirtingų sistemų.
Vartotojo patirtis („UX”) ir mokymosi galimybės
Prieš pasirinkdami apskaitos programą, verta patikrinti vartotojo patirtį ir teikiamas mokymo galimybes. Gerai suprantama, intuityvi ir lengvai naudojama programa padės jums sutaupyti laiko ir išvengti klaidų. Be to, pasitikrinkite, ar tiekėjas siūlo mokymo išteklius arba konsultacijas, kurie padės jums lengvai perprasti apskaitos programą ir išmokti naudotis jos funkcijomis.
Šie paminėti kriterijai buvo vieni svarbiausių Riihos nusprendus nuo 2022 metų išskirtinai bendradarbiauti su B1 buhalterijos programa. Kai kuriuos iš straipsnyje paminėtų aspektų galite palyginti B1 pateiktoje lentelėje: https://www.b1.lt/palyginimas.
Atkreipkite dėmesį, kad šis straipsnis yra tik rekomendacija. Svarbu konsultuotis su apskaitos specialistais arba IT profesionalais prieš priimant galutinį sprendimą.